Kamis, 28 Januari 2010

tablemanner


Selasa, 27 Januari 2010, bertempat di Queen Garden Hotel Baturraden Purwokerto, program keahlian Administrasi Perkantoran kelas XI, menyelenggarakan kegiatan Table Manner, apa itu Table Manner? Table Manner adalah tata cara jamuan makan internasional. Khusus untuk hari itu diberikan table manner a la eropa. Sebelum kegiatan berlangsung, siswa-siswi diberi kesempatan untuk berkeliling hotel, melihat ruangan hotel yang ternyata ada tingkatannya, ada levelnya, dan tentu saja berbeda tarifnya, dimulai dari ruangan standar dengan segala fasilitas yang ada, kemudian berkunjung ke ruangan vip, sampai ke presidential suit room, yang paling mewah. Tidak lupa di ruang tersebut siswa diberikan tata cara melipat sprei hotel dengan benar, kemudian menata interior hotel. Acara berikutnya adalah jamuan makan, kali ini yang diberikan jamuan makan a la inggris. Ada 3 menu yang diberikan, yakni menu pembuka, dimulai dari cara duduk dan cara meletakkan perlengkapan makan dengan benar. Makanan pembuka pertama adalah soup asparagus dan roti mentega, juga diberikan cara memegang sendok yang benar dan menyelesaikan makan dengan benar.

Minggu, 24 Januari 2010

penanganan telepon


Teknik menelepon
Lima belas detik pertama menelepon sangatlah penting. Kunci suksesnya adalah mengetahui cara memuat suara Anda profesional. Adapun cara menelepon adalah sebagai berikut :
1. gunakan suara alami anda, mengubah suara untuk menciptakan kesan lain secara tidak sadar, selain palsu juga berbahaya bagi suara anda
2. berdirilah saat menelepon, posisi ini meningkatkan ketegasan dan kekuatan anda. Tersenyumlah selagi bicara. Senyum melepaskan endorfin dalam tubuh. Endorfin adalah hormon rasa senang, anda akan merasa lebih baik, demikian juga lawan bicara
3. perhatikan respon lawan bicara, apakah mereka sering salah mendengar nama anda atau minta diulangi? Apakah mereka ragu-ragu saat anda menginginkan mereka bicara? Mungkin mereka tidak bisa mendengar atau memahami anda dengan baik
4. dengarlah secara aktif, tunjukkan pada lawan bicara bahwa anda mendengarkan, gunakan respons positif seperti ”ya”, ”saya paham,” dan ”tentu”
5. ketahui alasan anda menelepon. Ini penting. Anda harus mampu mengucapkan motivasi dengan singkat dan jelas. Hal ini terdengar jelas, tapi banyak orang yang tidak menguasainya sehingga membuat kesan pertama yang kurang meyakinkan
6. ketahui sebanyak mungkin tentang orang atau perusahaan yang anda telepon
7. carilah koneksi di perusahaan tersebut sebelum menelepon. Jika tidak ada, tentukan orang yang akan anda hubungi (seperti piminan HRD, staf senior, atau manajer tertentu)
8. bersikaplah antusias dan sopan. Jika anda tersambung dengan orang yang dihubungi, tanyakan apakah mereka bisa bicara saat itu atau mungkin lebih baik menelepon lain kali.
9. jaga respon anda singkat dan lugas
10. bersikaplah ramah namun profesional
11. catatlah (terutama nama)
12. pastikan anda menindaklanjutinya dengan mengirimkan bahan yang mereka minta. Tanyakan apakah mereka ingin bahan-bahan dikirimkan melalui telepon, email, dan sebagainya
13. pastikan anda mengirimkan ucapan terima kasih setelah pembicaraan telepon penting (wawancara, berbagai informasi, dan sebgainya)


Sumber : KOMPAS & Majalah FORSEL, 4 Desember
2006

XL-JIMAT
Layanan yang menggunakan jaringan VoIP
XL ini menerapkan tarif lokal untuk semua telepon tetap dari ponsel. Negara
tujuan antara lain Singapura, Malaysia, Taiwan, Hong Kong, Cina, Arab Saudi,
Emirat Arab, Yordania, dan Kuwait.
Cara menelepon: Tekan 18 + kode negara +
nomor tujuan.

STARONE #016
Menelepon ke luar negeri lewat 016
cuma Rp 100/6 detik, termasuk air-time dan PPN.
Negara tujuan: Malaysia,
Brunei, Singapura, Hongkong, Thailand, Amerika, Korea Selatan, Cina, Taiwan,
Kanada.
Cara menelepon: Tekan #016 + kode negara + nomor tujuan.

ESIA
Menelepon ke lebih dari 53 negara di dunia
cuma Rp 1500/menit.
Negara tujuan antara lain: Azerbaijan, Bahamas, Bahrain,
Bangladesh, Bermuda, Bolivia, British Virgin Islands, Brunei, China, Colombia,
Congo, Costa Rica, Cyprus, Hongkong, India, Iran, Jordan, Kazakhstan, Korean
Republic (South Korea), Kuwait, Laos, Macau, Malawi, Malaysia, Mexico, Pakistan,
Panama, Paraguay, Puerto Rico, Russia, Rwanda, Singapore, Sri Lanka, Taiwan,
Thailand, USA.
Cara menelepon: Tekan # + kode negara + kode kota + nomor
telepon.

FREN SLI#168
Tarif khusus Rp 1000 per 30 detik
bagi pelanggan Fren Prabayar maupun Pascabayar.
Negara tujuan: Australia,
Hongkong, Jepang, Malaysia, Singapura, Taiwan, Cina, Inggris, Amerika, Kanada,
Korea Selatan, Bahrain, Bangladesh, Brasil, Mesir, India, Jordania, Kuwait,
Makau, Meksiko, Sri Lanka, Thailand.
Cara menelepon: Tekan #168 + kode negara
+ nomor tujuan.

Voip adalah Voice Over Internet Protocol yaitu suatu teknologi komunikasi suara yang menggunakan jaringan internet sebagai mediumnya. Standar voip sangat banyak sekali seperti SIP, H.323, MGCP, RTP, OSP, dan lain sebagainya. Saat ini standar yang paling banyak digunakan di dunia adalah standar voip SIP.
Untuk menelpon teman, sodara, kerabat, rekan, dan sebagainya umumnya anda harus sama-sama menggunakan voip dengan provider voip yang sama. Namun tergantung providernya juga apakah sudah tergabung dengan server voip lainnya atau belum baik dalam dan luar negeri. Untuk telpon ke telepon rumah / pstn, ponsel hp, SLI dan sebagainya biasanya akan dikenakan biaya sesuai dengan ketentuan pada provider voip masing-masing.
Gratis di sini maksudnya adalah anda tidak perlu mengeluarkan biaya atau uang sepeser pun pada penyedia jaringan voip. Yang anda perlu bayar hanya koneksi internet yang anda gunakan saja. Kalau anda gratis nebeng internet pada orang tua, kampus, kantor, teman, warnet, dll berarti anda 100% gratis dalam bervoip ria
- Syarat yang dibutuhkan untuk berkomunikasi telepon via voip :
1. Koneksi Internet

Saya rasa koneksi internet biasa seperti telkomnet instan sudah cukup.
2. Komputer PC / Laptop
Pastikan pada komputer anda ada sound driver untuk menerima dan mengirim suara. Biasanya sound driver standar yang terpasang di komputer anda sudah bisa. Anda tinggal memastikan ada mic dan speaker atau headphone yang ada miknya. Anda pun bisa menggunakan telepon khusus voip dengan colokan USB yang bisa anda dapatkan di toko-toko komputer kesayangan anda.
Coba test dengan software sound recorder yang ada pada komputer windows apakah sudah bisa merekam suara. Bila gagal berart ada masalah pada sound driver atau hardware / piranti keras yang anda gunakan.
3. Software / Piranti Lunak Khusus VOIP
Anda bisa mendownload program untuk berkomunikasi melalui voip. Ada banyak pilihan namun yang paling mudah penggunaan karena tidak membutuhkan banyak setting adalah VoMa apabila anda menggunakan provider VoiP Marsinah. X-Lite dan SJ Phone adalah software lain yang bisa anda gunakan dengan melakukan berbagai seting terlebih dahulu.
4. Registrasi Nomor Telepon pada Penyedia Layanan VOIP Gratis
Anda harus mendapatkan nomor telepon khusus untuk menghubungi dan dihubungi orang lain. Untuk Indonesia saya sarankan berkomunikasi pada penyedia voip gratis :
- Voip Marsinah / VoMa : http://voip.marsinah.com
- Voip Rakyat : http://www.voiprakyat.com
5. Pengetahuan Dasar Untuk Mengkonfigurasi 4 Hal di Atas
Bacalah petunjuk atau user guides pada penyedia layanan voip gratis yang anda gunakan. Setiap provider membutuhkan setingan konfigurasi masing-masing yang berbeda. Jika anda gagal berarti ada sesuatu yang salah pada setingan anda. Jika gagal berlanjut hubungi provider anda masing-masing untuk info lebih lanjut.
Selamat Mencoba dan Semoga Berhasil
SILABUS 09 - 7010
“TELEPHONE TECHNIQUE & COURTESY”
Teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra
perusahaan yang positif. Keterampilan dan kemampuan menelepon yang baik
perlu dimiliki oleh semua karyawan di sebuah perusahaan, terutama oleh
operator, receptionist atau junior secretary, sebagai “pintu gerbang” penerima
telepon. Training ini akan membahas tata cara, etiket sampai ketrampilan
menelepon yang baik, untuk menghindari keluhan dari penelepon maupun
penerima telepon.
Materi bahasan:
1. Introduction: citra professional, pentingnya teknik dan etiket bertelepon
yang baik.
2. Professional telephone conversation:
a. Sikap positif
b. Effective communications; suara, pilihan kata yang baik
c. Active listening
d. Assertiveness
e. Wawasan luas.
3. Teknik dan etiket dalam:
a. Menerima telepon
b. Holding/transferring
c. Menelepon.
4. Menghadapi penelepon sulit.
Metode pelatihan: pembahasan konsep , role play/latihan praktek
Target Peserta : Receptionist, Operator telepon, Sekretaris, Customer
service officer.

Wartel adalah singkatan dari warung telepon / warung telepon adalah suatu unit bisnis atau unit usaha yang memberikan jasa pelayanan telekomunikasi dalam bentuk sambungan telepon kepada para konsumen dengan tarif tertentu sesuai yang telah ditetapkan sebelumnya serta berlaku secara umum. Di wartel kita bisa menelpon ke telpon rumah dan telepon seluler. Berikut ini adalah cara atau tips panduan langkah-langkah dalam menggunakan jasa wartel :

1. Persiapan Sebelum Ke Wartel
- Siapkan uang untuk membayar tagihan wartel yang akan ditagihkan kepada anda seusai menelpon.
- Siapkan nomor telepon orang yang akan anda hubungi. Jangan sampai sampai di wartel anda pulang lagi karena lupa nomernya.
- Berpakaian yang sopan dan bersikap yang baik karena kalau tidak sopan bisa diusir sebelum masuk ke dalam wartel.
- Buang air kecil maupun besar sebelum ke wartel agar pada saat ditengah-tengah obrolan telepon anda tidak kebelet pipis atau boker.

2. Ketika sampai Di Wartel
- Jika pernjaga wartel tidak ada di tempat sebaiknya ditunggu sampai orangnya ada agar tidak menimbulkan masalah nantinya kecuali dalam keadaan darurat.
- Masuk ke dalam bilik telepon dengan sopan dan jangan membanting pintu.
- Antri yang rapi jika wartel sedang penuh, duduk dengan baik dan jangan mendahului giliran orang yang datang lebih dahulu.
- Periksa perangkat hardware wartel sebelum dipakai. Jika rusak pindahlah ke bilik wartel lain. Jangan diutak-atik agar tidak kesetrum listrik.

3. Ketika Menelepon di Wartel
- Jangan merusak perangkat wartel yang ada karena perangkat wartel tersebut adalah milik pemilik wartel.
- Meneleponlah seperlunya jika wartel sedang penuh dan banyak antrian, karena mungkin saja orang lain sedang sangat membutuhkan telepon saat itu.
- Jangan curang dengan memasukkan kode2 tertentu untuk merubah sistem perhitungan pulsa atau waktu pakai telpon anda, karena bisa saja anda tertangkap basah dan siserahkan ke pihak yang berwajib alias polisi.

4. Setelah menggunakan telepon wartel
- Datangi penjaga kasir wartel untuk membayar tanpa menodongkan senjata apapun.
- Bayarlah sesuai tagihan yang tertera pada struk pembayaran jika ada. Periksa struk atau bon wartel tersebut apakah sudah benar dan tidak curang. Komplen tagihan jika hitungannya tidak benar atau asal-asalan.
- Bayar dengan uang asli dan jika menerima uang kembalian jangan lupa melalukan 3d alias dilihat, diraba, dan diterawang.
- Jika sudah selesai semua, maka tinggalkan wartel.

----

Inti Langkah Menggunakan Jasa Wartel Yaitu :
1. siapkan uang dan nomor telepon yang hendak dihubungi
2. datang ke wartel dan mulai berbicara dengan telepon wartel
3. bayar dan pulang


Adab Menggunakan HP dalam Islam
Jangan menggunakan ponsel pada saat berada di majelis ilmu atau masjid. Hal itu bisa mengurangi wibawa majelis dan mengganggu orang yang sedang menuntut ilmu
Hidayatullah.com—Tak ada satu agama di dunia ini yang begitu memperhatikan umatnya dalam masalah adab, etika, bahkan terhadap hal-hal sekecil pun, kecuali agama Islam. Bahkan untuk berbicara dan menelepon terhadap lawan bicara, para ulama telah menggariskan beberapa landasan dan adab-adabnya.
Sesungguhnya pesawat telepon dengan segala kemudahannya telah memegang peran yang sangat penting dan memberikan jasa yang besar berupa penghematan banyak hal, baik waktu, biaya, dan transportasi.
Para ulama pun telah membahas masalah telepon ini beserta adab-adab dalam menggunakan perangkat ini. Hal-hal apa saja yang perlu dijaga dan penting untuk diperhatikan. Seorang di antaranya, Syaikh Dr. Bakar Abu Zaid. Beliau menulis sebuah kitab berjudul “Adabul Hatif” (Adab Menelepon) dengan sangat bagus, yang mendapat pujian.
Telepon genggam, ponsel (telepon seluler) atau HP (handphone) sesungguhnya sama seperti telepon biasa. Hanya saja ponsel memiliki beberapa fasilitas khusus yang tidak dimiliki telepon rumah biasa.
Salah satu yang membedakan adalah, ponsel lebih bersifat pribadi dan hanya dipegang oleh satu orang tertentu (pemiliknya). Berbeda dengan telepon rumah yang biasanya dipasang di tempat umum, misalnya rumah atau kantor.
Tidak disangkal, ponsel merupakan suatu anugerah yang besar. Sehingga dengan ponsel itu, seseorang bisa menyelesaikan banyak urusannya secara lebih cepat dan lebih mudah. Tetapi perlu diperhatikan pula adanya hal-hal yang bisa menyebabkan hilangnya nikmat syukur pada anugerah besar ini.
Ada beberapa catatan penting agar penggunaan piranti ini lebih bijak dan berhati-hati, sehingga penggunaan piranti ini benar-benar memberikan manfaat seperti yang diharapkan, serta tidak menyebabkan datangnya kemudharatan bagi si empunya.
Beberapa etika
Beberapa etika yang perlu diperhatikan dan dijaga berkaitan dengan penggunaan media digital ini antara lain:
Pertama: Menyingkat pembicaraan. Percakapan melalui media telepon hendaknya dilakukan sesingkat mungkin untuk menghindari pemborosan uang/pulsa jika tidak ada keperluan mendesak, dan guna tidak mengganggu lawan bicara dengan pembicaraan yang panjang. Maka disarankan bagi seseorang yang menelepon untuk menyingkat pembicaraannya ketika menanyakan suatu hal, menghindari pembicaraan yang terlalu lama berbasa-basi.
Hendaknya dia menahan diri untuk tidak terlalu sering menelepon tanpa keperluan yang benar-benar penting. Juga jangan suka mengumbar kata-kata saat menelepon. Karena ada sebagian orang yang betah berlama-lama saat menelepon hingga berjam-jam.
Dalam kitabnya Adabul Hatif, Al-Allamah Syaikh Bakar Abu Zaid berkata, “Hindarilah berlebihan dalam berbicara melalui telepon, sehingga menjadikanmu kecanduan menelepon. Mengingat banyak orang yang telah terjangkit penyakit ini. Sejak bangun tidur, ia sudah menyibukkan diri dengan menelepon dari rumah satu ke rumah yang lain, dan dari satu kantor ke kantor lainnya, sekedar mencari kepuasan belaka dan mengganggu orang lain. Terhadap orang seperti mereka ini, kita hanya bisa berdoa dan menasihatkan agar mereka segera berhenti dari kebiasaan buruknya yang berlebihan (dalam mengumbar kata) itu”. (Adabul Hatif: 32-33).
Kedua, Tidak menyusahkan penerima telepon. Misalnya menelepon orang dan mengujinya dengan pertanyaan: “Apakah kamu mengenalku?” Ketika dijawab “Tidak”, malah mencela dan menyalahkannya karena sudah tidak mengenalnya lagi atau karena tidak menyimpan nomor ponselnya. Padahal si penerima kadang lebih tua darinya, lebih alim atau terpandang. Mungkin dia memang tidak bisa menyimpan nomornya di ponsel atau disebabkan kapasitas ponsel yang penuh dan tidak mampu menampung nomor lebih banyak.
Maka selayaknya si peneleponlah yang harus memperkenalkan diri di awal pembicaraan jika memang ingin dikenali. Hindarilah cara menelepon yang menyusahkan tersebut.
Diriwayatkan dari Jabir bin Abdullah, berkata: َأتَيْتُ النَِّبيَّ َفدَعَوْتُ، َفَقا َ ل النَِّبيُّ مَنْ هَ َ ذا؟ َفُقْلتُ: َأنَا، َفخَرَجَ وَهُوَ يَُقوْ ُ ل َأنَا َأنَا
Aku datang kepada Nabi, lalu aku memanggil beliau. Beliau bertanya: Siapa?” Maka aku jawab: “Saya”. Beliau keluar sambil berkata: “Saya… saya…” (menunjukkan beliau tidak suka dengan jawaban “saya” tersebut). (HR. Bukhari: 6250 dan Muslim 2155).
Ketiga: Menjaga perasaan penerima telepon dan tidak membuatnya tersinggung. Mungkin dia sedang sakit atau sedang di tempat yang tidak layak untuk ngobrol, misalnya di masjid atau saat pemakaman. Atau sedang berbicara di forum orang banyak yang dia tidak ingin memotong pembicaraan mereka, dan sebagainya. Bila ternyata panggilan tidak dijawab, atau dijawab dengan sangat singkat, maka hendaknya si penelepon memaafkan dan memaklumi keadaannya. Serta tidak berburuk sangka kepadanya. Dan bagi si penerima telepon hendaknya memberi tahu keadaannya, atau menjawab dengan singkat pada saat ada kesempatan, yang bisa dipahami oleh penelepon bahwa dia sedang berada di tempat yang belum bisa bicara panjang lebar. Dengan begitu akan lebih menenangkan hati dan jauh dari prasangka.
Keempat: Mematikan ponsel atau mengaktifkan tanpa nada (mode silent, shamit, diam) saat memasuki masjid. Tujuannya agar tidak mengganggu orang yang shalat dan mengurangi kekhusyu’an mereka. Jika terlupa mematikan ponsel atau memasang mode silent, lalu tiba-tiba ada yang menelepon, segeralah matikan atau hilangkan suaranya seketika itu juga. Karena sebagian orang membiarkan ponselnya tetap berdering, bahkan dengan nada musik yang mengganggu. Tidak dimatikan, tidak juga diredam suaranya dengan alasan takut melakukan gerakan selain gerakan shalat. Padahal perlu dia ketahui bahwa gerakannya mematikan ponsel tersebut adalah untuk kekhusyu’an shalatnya, bahkan untuk jama’ah lainnya secara umum.
Sebaliknya kita juga harus berlapang dada jika ada orang yang lupa mematikan ponselnya. Tidak serta merta menegurnya dengan keras dan memandangnya dengan sinis. Terutama jika dia orang yang mudah tersinggung, atau mudah marah. Karena mungkin saja dia tidak sengaja dan hanya lupa. Sehingga tidak seharusnya diperlakukan dengan perlakuan yang menyakitkan.
Cukuplah bagi kita teladan yang baik pada diri Rasulullah ketika beliau sangat berlemah lembut terhadap seorang Badui yang kencing di masjid. Beliau memerintahkan untuk menyiram bekas air kencing itu dengan setimba air.
Abu Hurairah berkata: “Seorang badui berdiri lalu kencing di masjid. Seketika itu juga orang-orang yang hadir menghardiknya. Tapi Nabi berkata pada mereka: “Biarkan dia selesai. Lalu siramlah kencingnya dengan setimba air. Sesungguhnya kalian diutus untuk mempermudah, bukan untuk mempersulit.” (HR. Bukhari)
Kelima: Menghindari penggunaan nada dering lagu dan musik. Karena di dalamnya terdapat larangan keharaman dan celaan terhadap akal orang yang menggunakan nada lagu dan musik tersebut. Karena hal ini sangat mengganggu, terlebih jika sampai dipergunakan dalam masjid atau majlis-majlis umum.
Keenam: Tidak menggunakan ponsel pada saat berada di majelis ilmu atau pada forum-forum besar secara umum. Karena hal itu bisa mengurangi wibawa majelis dan mengganggu orang yang sedang menuntut ilmu. Menyakiti perasaan pembicara yang sedang menyampaikan pelajaran atau materi, dan menimbulkan cercaan terhadap pengguna ponsel tersebut.
Disarankan agar tidak menelepon atau menjawab telepon ketika sedang berada dalam suatu pertemuan yang dipimpin oleh orang yang mulia, diisi oleh pembicara tunggal, atau terdapat orang yang lebih tua dan dimuliakan. Karena menelepon atau menjawab panggilan telepon pada saat itu bisa memutuskan pembicaraan dan mengganggu konsentrasi hadirin. Serta merusak etika berbicara dan bermajlis.
Abu Tammam berkata: “Siapakah yang engkau buat murka atau kau bodohi, sedangkan ia membalasnya dengan kesabaran dan kearifan kau lihat dia memperhatikan pembicaraan dengan sungguh-sungguh dan dengan sepenuh hatinya padahal ia mungkin lebih memahaminya”
Menelepon atau menjawab telepon pada kondisi di atas dimaklumi apabila memang darurat atau ada kebutuhan mendesak yang dikhawatirkan hilangnya kesempatan setelah itu. Tentu dengan tetap menjaga agar tidak memperpanjang percakapan. Dimaafkan juga bagi pemimpin majlis atau orang tua untuk menelepon atau menjawab panggilan telepon. Begitu pula pada pertemuan biasa dengan keluarga atau teman-teman, maka tidak mengapa menerima atau menelepon.
Sangat bijaksana jika seseorang yang akan menelepon untuk minta izin terlebih dulu dan keluar dari forum.
Ketujuh: Jangan merekam pembicaraan atau mengaktifkan suara luar di tengah orang banyak tanpa sepengetahuan lawan bicara. Kadang hal itu terjadi ketika seseorang menelepon salah seorang temannya atau sebaliknya dia yang ditelepon, diam-diam dia merekam pembicaraan tersebut. Atau memperdengarkan suaranya melalui speaker luar, padahal di sekitarnya ada orang lain yang mendengar pembicaraan tersebut. Perbuatan ini tentu tidak pantas dilakukan oleh orang yang berakal, terutama jika pembicaraan itu adalah pembicaraan yang bersifat khusus atau rahasia. Hal ini bisa menjadi bagian dari jenis khianat atau bentuk adu domba. Lebih tidak pantas lagi jika lawan bicara adalah orang yang berilmu, lalu dia merekam semua yang dibicarakannya tanpa sepengetahuannya, kemudian dia sebarkan melalui media internet atau dia tulis ulang dengan melakukan penambahan dan pengurangan.
Syaikh Bakar Abu Zaid, dalam kitabnya Adabul Hatif berkata, “Tidak boleh bagi seorang muslim yang menjaga amanah dan tidak menyukai bentuk khianat merekam pembicaraan orang lain tanpa sepengetahuan dan seizinnya. Apapun bentuk pembicaraannya. Baik tentang agama maupun masalah dunia. Seperti fatwa, diskusi ilmiah, kajian ekonomi, dan sebagainya”. (Adabul Hatif: 28)
Beliau melanjutkan, “Apabila engkau merekam pembicaraannya tanpa izin dan pengetahuannya, maka itu termasuk makar, muslihat, dan pengkhianatan terhadap amanah. Apabila engkau menyebarkan rekaman tersebut kepada orang lain maka lebih besar lagi khianatnya.
Lebih-lebih jika engkau mengedit, merubah pembicaraannya dengan mengurangi, dengan mendahulukan atau mengakhirkan atau bentuk bentuk lain dari bentuk penambahan atau pengurangan, maka engkau telah melakukan kesalahan yang bertingkat-tingkat dan engkau terjatuh pada pengkhianatan yang sangat besar dan tidak bisa ditolerir.
Kesimpulannya, perbuatan merekam pembicaraan orang lain, baik melalui telepon atau media lainnya, jika tanpa sepengetahuan dan seizin orang tersebut, maka tindakan tersebut adalah tindakan maksiat, khianat, dan mengurangi keadilan seseorang. Tidak ada yang melakukannya kecuali orang yang dangkal ilmu agamanya, akhlak, dan etikanya. Terlebih jika pengkhianatannya bertingkat sebagaimana telah dijelaskan di atas. Maka bertakwalah kepada Allah wahai hamba Allah, jangan khianati amanah yang kalian emban dan jangan khianati saudara kalian”. (Adabul Hatif: 29-30).
Kedelapan: Menjaga sopan santun dalam menulis pesan singkat. Kemampuan kirim-terima pesan singkat (SMS) memang merupakan salah satu fitur yang digemari pada ponsel. Namun pengguna ponsel yang berakal haruslah memperhatikan tatakrama dan aturan dalam ber-SMS. Hendaknya dia menulis SMS dengan bahasa yang indah, mengandung pelajaran, kabar gembira, pelipur duka atau menyenangkan. Bagus juga berisi pesan-pesan yang mengandung hikmah, dzikir, nasehat, kata mutiara atau semacamnya.
Kesembilan: Meneliti kebenaran suatu pesan. Jika suatu pesan singkat (SMS) mengandung suatu informasi, maka konfirmasikan dulu kebenarannya sebelum mengirimnya. Jika berisi suatu berita, pastikan dulu bahwa berita tersebut benar adanya. Karena mungkin berita itu akan diteruskan ke orang lain. Pengirim mestinya paham bahwa pesannya bisa saja berpindah tangan, dan tersebar kemana-mana. Bila pesan baik yang dia kirimkan, dia akan mendapatkan manfaatnya. Namun jika pesan buruk yang dia sebarkan, maka bersiaplah menuai akibatnya. Maka perhatikanlah pesan yang akan dia kirimkan itu, akan mendatangkan kebaikan ataukah justru berdampak buruk.
Hal-hal yang juga perlu diwaspadai adalah adanya kebiasaan menulis nasehat melalui pesan singkat untuk melakukan amalan-amalan tertentu tanpa memperhatikan hukumnya syar’i atau tidaknya.
Misalnya nasehat untuk melakukan puasa akhir tahun karena bertepatan dengan hari Senin, mengkhususkan doa tertentu dengan kebaikan atau keburukan seorang tertentu dan pada waktu tertentu, atau mengirim pesan pada seseorang dan mengharuskannya meneruskan pesan tersebut ke sepuluh orang lainya atau sejumlah orang tertentu. Hal seperti ini tidak layak dilakukan. Karena hal itu bisa menjerumuskan seseorang ke dalam hal-hal yang diada-adakan dan bid’ah.
Adapun saling menasehati agar mendoakan kaum muslimin, melaknat musuh-musuh agama, memanfaatkan waktu dan tempat dengan kebaikan dan semisalnya maka hal itu boleh. Tanpa mengkhususkan dengan doa tertentu.
Kesepuluh: Hindari pesan-pesan SMS yang tidak baik. Misalnya mengandung kata-kata jorok, celaan, gambar tak senonoh atau foto-foto porno. Atau ucapan yang memiliki dua makna, baik dan buruk. Pada saat awal membaca pesan tersebut yang ditangkap adalah makna buruk, namun setelah diamati dengan seksama diketahui bahwa maknanya adalah baik. Atau kalimat yang diputus dengan spasi cukup panjang sehingga lanjutan kalimat tersebut baru terbaca setelah menekan tombol ponsel. Semua itu menunjukkan perilaku dan etika yang buruk.
Al-Mawardi berkata: “Dan yang termasuk perkataan buruk, yang wajib dijauhi dan musti dihindari adalah kata-kata yang bertolak belakang. Mulanya dipahami sebagai kata-kata buruk. Lalu setelah diteliti dan dipahami dengan benar ternyata bermakna baik”. (Adabud Dunya Wad Dien: 284).
Dilarang pula bercanda dengan berlebihan. Atau menggunakan kalimat-kalimat cinta, terutama terhadap wanita. Karena wanita sangat suka dipuji dan mudah tergoda rayuan. Ucapan lainnya yang juga dilarang adalah yang mengandung celaan, fitnah dan lainnya. Semua hal tersebut dilarang karena menyelisihi syar’i, merusak adab, dan bisa menghilangkan syukur terhadap nikmat pada perangkat ponsel ini.
Demikianlah berapa petunjuk dan peringatan penting seputar ponsel berikut etika-etika yang harus dilakukan dan kebiasaan-kebiasaan buruk yang harus dihilangkan. Semoga shalawat dan salam senantiasa tercurah kepada nabi kita Muhammad SAW, seluruh keluarga, serta sahabatnya. [Diambil dari Al Jawaalul Adaab Wa Tanbihaat atau Adabul Hatif (adab menelepon) karangan Muhammad bin Ibrahim Al‐Hamd Terjemah dari Islamhouse.com. Editor : Abu Ziyad Eko Haryanto]

Jumat, 22 Januari 2010

tugas sekretaris


Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.
Fungsi Surat
Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.
Prinsip Surat
Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :
1. Lengkap (Completeness)
2. Ringkas (Conciseness)
3. Pertimbangan (Consideration)
4. Konkrit (Concreteness)
5. Jelas (Clarity)
6. Sopan (Courtesy)
7. Benar (Corectness)
PraSyarat Surat
Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut :
1. Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.
2. Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
3. Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat.
4. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
5. Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.
6. Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.
7. Singkat, sederhana dan efisien
Bentuk Surat
Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan. Kesesuaian bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Terdapat berbagai macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu :
1. Bentuk Resmi (Official Style)
2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
3. Bentuk Lurus (Block Style/Modified Block Style)
4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ; jenis yg lazim digunakan
5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
6. Bentuk Lekuk (Indented Style)
7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
8. Bentuk Lurus dengan Perihal atau ”Pokok Surat” (Subject Notice)
Sifat dan Derajat Surat
Sifat surat menurut keamanannya dapat dibedakan menjadi :
1. Surat Sangat Rahasia
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang sangat tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berhak menerima. Biasanya dipakai untuk dokumen, dan naskah yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara.
2. Surat Rahasia
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan tinggi, erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berwenang.
3. Surat Terbatas
Surat yang informasinya terbatas hanya boleh diketahui beberapa pihak yang ditentukan oleh pengirim sebelumnya, isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan memerlukan tindak lanjut.
4. Surat Terbuka (Biasa)
Surat yang informasinya boleh diketahui banyak pihak, tidak memerlukan pengamanan khusus dan tidak perlu untuk ditindak lanjuti.
Sedangkan derajat surat berdasarkan urgenitas penyampaian dan penyelesaiannya, yaitu sebagai berikut :
1. Surat Sangat Segera (Kilat)
Derajat surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan realisasi penyelesaiannya harus secepatnya dilakukan pada kesempatan pertama.
2. Surat Segera
Derajat surat yang maksudnya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima.
3. Surat Biasa
Tidak memerlukan prioritas dalam penyampaian dan penyelesaiannya.
Jenis Surat
Macam-macam surat menurut :
1. Wujud :
1. Kartu Pos
2. Telegram
3. Warkat Pos
4. Surat Pengantar
5. Surat Bersampul
6. Pengumuman
7. Memorandum
8. Nota
2. Tujuan :
1. Surat Pemberitahuan
2. Surat Susulan
3. Surat Perintah
4. Surat Keputusan
5. Surat Permintaan
6. Surat Laporan
7. Surat Pengantar
8. Surat Perjanjian
9. Surat Panggilan atau Undangan
10. Surat Penawaran
3. Isi :
1. Surat Pribadi
2. Surat Edaran
3. Surat Dinas
4. Surat Niaga
5. Surat Sosial
4. Keamanan :
1. Surat Biasa (Terbuka)
2. Surat Terbatas
3. Surat Rahasia
4. Surat Sangat Rahasia
5. Urgensi penyampaian dan penyelesaian :
1. Surat Biasa
2. Surat Segera
3. Surat Sangat Segera (Kilat)
6. Penanganan ekspedisi :
1. Surat Masuk
2. Surat Keluar
7. Jangkauan :
1. Surat Internal
2. Surat Eksternal
Bagian Surat
Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :
1. Kepala (Kop) Surat
Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :
1. Nama Institusi atau Kepanitiaan.
2. Alamat atau sekretariat organisasi.
3. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email.
4. Lambang Institusi atau Kepanitiaan.
Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan untuk kepentingan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas kop haruslah mencoret terlebih dahulu keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk menandakan surat itu tidak mewakili organisasi.
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :
1. Memudahkan pengarsipan surat.
2. Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode tertentu.
3. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.
Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kebijaksanaan organisasi atau kepanitiaan tersebut. Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal atau eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Adapun contoh penomoran surat adalah sebagai berikut :

Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :
1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di bawah kepala surat.
2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.
3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.
4. Lampiran
Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut.
5. Hal atau Perihal
Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat permohonan, surat undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan penulisan perihal, yaitu :
1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul.
2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.
6. Alamat Tujuan
Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik.
7. Isi surat
1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)
2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)
3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)
8. Kaki atau Penutup Surat
1. Nama Jabatan Penandatangan.
2. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung buka dan tutup.
3. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan keberadaannya sebagai identitas.
4. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan
5. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang, memerlukan atau berhubungan dengan isi surat.

Penanganan Surat
Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Keterangan :
• Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah menjadi surat pribadi dan surat dinas.
• Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :

• Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
• Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
• Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :


Keterangan :
• Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat.
• Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan pimpinan.
• Setelah konsep surat disetujui, sekretaris melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat keluar. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut :

• Konsep surat diserahkan pada bidang kesekretariatan untuk diketik.
• Surat yang telah selesai diketik diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pengecekan kembali. Jika ada kesalahan, surat diserahkan kembali kepada kesekretariatan untuk diperbaiki.
• Surat yang telah siap akan diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
• Surat yang telah ditandatangani dilipat dan dimasukkan ke sampul dan diserahkan kepada ekspeditor untuk dicatat dalam buku ekspedisi dan selanjutnya dikirim. Adapun contoh kolom Buku Ekspedisi adalah sebagai berikut :

• Arsip surat diserahkan kepada kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat dalam form arsip surat keluar. Adapun Form Arsip Surat Keluar adalah sebagai berikut :


Studi kasus :
Anda mewakili PT Banyumas yang beralamat di Jl. Bunyamin No, 34 Purwokerto melakukan penanganan surat dengan sistem buku agenda dengan perincian sebagai berikut :
1. tanggal 12 September 2009 PT Garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta mengirim surat pesanan genteng sebanyak 10.000 buah dengan kualitas ekspor No. : 21/PG/X/09, surat diterima tanggal 16 September 2009
2. tanggal 15 september menerima surat dari CV Ratnasari SH ; Jl. Tohpati No. 32 Semarang bernomor 321/Pt/X/09 mengenai penanganan hak bangunan tanah seluas 200 ha dengan tanggal surat 10 september 2009
3. tanggal 18 september 2009 mengirim surat ke PT Mahardika Jl. Adipati Unus No. 89 Bandung mengenai pemesanan gypsum Super sebanyak 400 lembar dengan nomor : 420/PG/X/09
4. tanggal 28 september 2009 mengirim surat kepada PT garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta tentang pengiriman genteng merk Zippa super sebanyak 10.000
5. tanggal 30 September 2009 menerima surat dari CV Ganesha Jl. Jend. Soedirman No. 22 Semarang tentang pengiriman Alat tulis kantor dan faktur sebanyak 10 peti.

Buatlah administrasi penanganan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda (masuk dan keluar), ekspedisi dan form arsip surat keluar.

Kamis, 21 Januari 2010

menjadi sekretaris profesional


Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya.

Selain hal itu berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment. Namun dibalik itu semua sekretaris tidak hanya berduduk manis menemani manajer atau pimpinan saja, dari penelusuran wikipedia bahasa Indonesia mengartikan sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja.

Kalau dapat diringkas pekerjaan sekretaris itu adalah sebuah profesi yang mempunyai tugas/kegiatan: mengetik, mengatur agenda, dan kebanyakan mereka adalah wanita. Tentu pekerjaan ini terdengar mudah bukan? Tetapi kalau ditelusuri lebih mendalam, seorang sekretaris ini ibaratnya partikel darah dalam tubuh perusahaan untuk memompa kegiatan terkait (marketing, HRD, accounting, dsbnya hingga bagian sub terkecil dalam perusahaan: office boy) ke seluruh nadi-nadi yang akan masuk ke jantung perusahaan agar terciptanya kelancaran pekerjaan-pekerjaan kantor. Bisa bayangkan bukan, pentingnya profesi sebagai seorang sekretaris?
Berangkat dari hal tersebut keberadaan seorang sekertaris di suatu kantor baik intansi pemerintahan maupun perusahaan sangat dibutuhkan.

Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.

  1. Definisi Sekretaris

“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. Oleh karena itu sekertaris dalam kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun pimpinan. Secara umum artinya sekertaris adalah seorang pembantu pimpinanuntuk melakukan pekerjaan kesakretariatan. Perkerjaan tersebut bias juga disebut pekerjaan tata usaha, antara lain: bidang koredspondensi (peristiwa saling mengirim surat ), kearsipan (pengelolaan dokumen), analsa prosedur pekerjaan kantor, pengelolaan administrasi kepegawaian, dll. Menurut Dann M Braum and Ramon C,dalam hand bookfor government secretary steno-graper bahwa sekertaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dekte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi, janji-janji serta tugas dalam rangka meningkatkan efektifitas kerja pimpinan

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :

a. Professional Secretaries International (PSI) :

Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

b. Betty Hutchinson dan Carol Milano :

Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

  1. TUGAS SEKRETARIS

Pekerjaan sekertaris bejembang atau bertambah banyak seiring dengan tingkat kedudukan sekertaris itu sendiri serta penguasaan dari atasan atau pimpinannya. Pada saat menjadi pegawai baru barangkali job yang diberikan oleh pimpinan atau lembaga hanya terbatas. Sejalan dengan perkembangan organisasi dan tingkat intelegensi atau kemampuan dan ketrampilan yang dimilikinya, kemungkinan pekerjaannya akan bartambah. Hal ini akan memberikan tingkat kedudukan sekertaris itu sendiri.

Pengertian sekertaris berkembang sesuai dengan tugas yang menjadi bebannya, yaitu:

1. skertaris pimpinan sebagai pejabat pmbantu dalam pengurusan warkat. Dalam hal ini pengertian sekertaris menyangkut tugas-tugas yang berkenaan dengan korespondeni, pengarsipan membuat undangan pertemuan atau dengan kata lain bahwa sekertaris pimpinan adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan dan penyingkiran bahan informasi. Sekertaris pimpinan biasa disebut sebagai sekertaris pribadi . istilah pribadi menyangkut hal-hal yang diluar kedinasan. Sehingga sekertaris pmpinan cenderung lebih formal.

2. sekertaris organissasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tata warkat dan administrasi. Yang dimaksud di sini adalah sekertaris yang tiadk semata-mata membantu pemimpintetapi juga membrikan bantuan kepada keseluruhanorganisasi yang baik melakukan pengurusan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsure administrasi, yang meliputi keorganisasian, manajemen, komunikasi (tata hubungan), tata keterangan (informasi), personalia( tata kepegawaian), public (kehumasan).

3. sekertaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam bidang politik. Sekertaris tersebut menjalankan tugas yang ada hubungannya dengan politik. Istilah tersebut ada di amerika, menteri luar negerinya disebut secretary of state.

4. sekretaris sebagai ejabat pimpinan administrasi politik. Dalan hal ini seorang sekertaris bukan sebagia pembantu melainkann sebagai atasan. Pekerjaanyya meliputi unsure administrasi juga hal yang berbau politik.

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

a) Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

b) Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

c) Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

a) Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

b) Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

c) Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

d) Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Dilihat dari bebrapa pendapat lain tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

1. Tugas Administrasi

Tugas ini meliputi :

a. Korespondensi

b. Filling

c. Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

d. Mengurus surat masuk dan surat keluar

e. Travel Arrangements

f. Organize meeting

g. Making appointments

h. Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist

a. Menerima dan menjawab telepon

b. Mencatat pesan-pesan lewat telepon

c. Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

d. Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan

a. Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

c. Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

d. Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain

a. Personal matters

b. Monitoring and procuring order

c. Menterjemahkan

d. General Affair duties

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :

a) Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik

b) Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,

c) Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

a) Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman

b) Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)

c) Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:

a) Pengambilan keputusan

b) Kepemimpinan

c) Kepuasan pelanggan

d) Kerjasama dan saling percaya

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan (A.B Susanto, 1997: 14-15).

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja.

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.

c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88).

Fungsi sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

a) Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

b) Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

c) Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

e) Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya degan tugas perusahaan.

f) Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

a) Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

b) Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

c) Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

d) Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

Sekretaris Yang Profesional didalam Sebuah Kantor

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Seorang sekretaris yang memiliki wawasan fisik perkantoran akan mampu emberikan nuansa kantor yang mampu memberi pamor kepada para pegawai seingga semangat kerja terpelihara, rasa kekerasan dan nyaman berada dalam lingkungan kerja. Disamping itu skretaris juga dituntut untuk mengetahui haluan atau kebijakan , aturan ataupun kesepakatan yang tertulis dalam implementasinya. Untuk itu sebuah perkantoran disarankan memiliki system komunikasi yang baik,tidak muncul adanya jarak yang kaku serta memungkinkan setiap pegawai melakukan kerjasama dan koordinasi dengan model omunikasi yang bersifat cair. Dengan system hubungan kerja yang humanis maka pegawai perkantoran merupakan sumber motor penggerak yang menjadikan kantor tersebut hidup. Peran sekertaris dalam aktivitas kantor meliputi tugas-tugas atas ruang lingkup.dari manajemen kantor. Untuk itu dia harus belajar secara bertahap apa yang menjadi ruang lingkup pemikirannya terhadap aktivitas manajemen perkantoran dalam rangka menigkatkan kinerja pribadi yang mengembangkan perusahaan dimana ia bekerja.

Jabatan sekertaris merupakan jabatan professional yang bisa di kembangkan. Pekerjaannya membutuhkan keahlian dan keterampilan husus yang diperoleh denga mengikuti jenjang pendidikan secara formal.dalam melakukan tugas kesekretarisan dikendalikan oleh kode etik sekertaris, yang sekaligus melindungi martabat profesi dalam pengapdiannya baik untuk lembaga maupun masyarakat. Kode etik sekertaris adalah batasan normative yang dijadikansebagai pedoman unutuk berperilaku dan mengambi sikap serta tindakan untuk kepentingan pelaksanan tugas dan fungsinya sebagai sekertaris. Kode etik sekertaris antara lain mampu menjaga kerahasiaan pribadi dan tugas kedinasan, santun dalam berpenampilansikap dan perilaku, bertanggung jawab dan berpegang teguh prinsip kedinasan berdedikasi terghadap kepentingan pimpiberkenaan dengan tugas kedinasan .

Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung. Peran startegis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar. Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif. Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)


Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan.

Peran sekretaris profesional memang menjadi pertanyaan? dan tanggung jawab sekretaris profesional juga mendapat sorotan yaitu ketika posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi.

Peranan Sekretaris

Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu

kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:

1. Sekretaris sebagai duta.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari

perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.

2. Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.

3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.

4. Sekretaris sebagai humas.

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,

lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

a) Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

b) Pengetahuan akan produk dari perusahaan

c) Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan

d) Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan