Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya.
Selain hal itu berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment. Namun dibalik itu semua sekretaris tidak hanya berduduk manis menemani manajer atau pimpinan saja, dari penelusuran wikipedia bahasa Indonesia mengartikan sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja.
Kalau dapat diringkas pekerjaan sekretaris itu adalah sebuah profesi yang mempunyai tugas/kegiatan: mengetik, mengatur agenda, dan kebanyakan mereka adalah wanita. Tentu pekerjaan ini terdengar mudah bukan? Tetapi kalau ditelusuri lebih mendalam, seorang sekretaris ini ibaratnya partikel darah dalam tubuh perusahaan untuk memompa kegiatan terkait (marketing, HRD, accounting, dsbnya hingga bagian sub terkecil dalam perusahaan: office boy) ke seluruh nadi-nadi yang akan masuk ke jantung perusahaan agar terciptanya kelancaran pekerjaan-pekerjaan kantor. Bisa bayangkan bukan, pentingnya profesi sebagai seorang sekretaris?
Berangkat dari hal tersebut keberadaan seorang sekertaris di suatu kantor baik intansi pemerintahan maupun perusahaan sangat dibutuhkan.
Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.
- Definisi Sekretaris
“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby (
Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. Oleh karena itu sekertaris dalam kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun pimpinan. Secara umum artinya sekertaris adalah seorang pembantu pimpinanuntuk melakukan pekerjaan kesakretariatan. Perkerjaan tersebut bias juga disebut pekerjaan tata usaha, antara lain: bidang koredspondensi (peristiwa saling mengirim surat ), kearsipan (pengelolaan dokumen), analsa prosedur pekerjaan kantor, pengelolaan administrasi kepegawaian, dll. Menurut Dann M Braum and Ramon C,dalam hand bookfor government secretary steno-graper bahwa sekertaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dekte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi, janji-janji serta tugas dalam rangka meningkatkan efektifitas kerja pimpinan
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
a. Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
b. Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
- TUGAS SEKRETARIS
Pekerjaan sekertaris bejembang atau bertambah banyak seiring dengan tingkat kedudukan sekertaris itu sendiri serta penguasaan dari atasan atau pimpinannya. Pada saat menjadi pegawai baru barangkali job yang diberikan oleh pimpinan atau lembaga hanya terbatas. Sejalan dengan perkembangan organisasi dan tingkat intelegensi atau kemampuan dan ketrampilan yang dimilikinya, kemungkinan pekerjaannya akan bartambah. Hal ini akan memberikan tingkat kedudukan sekertaris itu sendiri.
Pengertian sekertaris berkembang sesuai dengan tugas yang menjadi bebannya, yaitu:
1. skertaris pimpinan sebagai pejabat pmbantu dalam pengurusan warkat. Dalam hal ini pengertian sekertaris menyangkut tugas-tugas yang berkenaan dengan korespondeni, pengarsipan membuat undangan pertemuan atau dengan kata lain bahwa sekertaris pimpinan adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan dan penyingkiran bahan informasi. Sekertaris pimpinan biasa disebut sebagai sekertaris pribadi . istilah pribadi menyangkut hal-hal yang diluar kedinasan. Sehingga sekertaris pmpinan cenderung lebih formal.
2. sekertaris organissasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tata warkat dan administrasi. Yang dimaksud di sini adalah sekertaris yang tiadk semata-mata membantu pemimpintetapi juga membrikan bantuan kepada keseluruhanorganisasi yang baik melakukan pengurusan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsure administrasi, yang meliputi keorganisasian, manajemen, komunikasi (tata hubungan), tata keterangan (informasi), personalia( tata kepegawaian), public (kehumasan).
3. sekertaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam bidang politik. Sekertaris tersebut menjalankan tugas yang ada hubungannya dengan politik. Istilah tersebut ada di amerika, menteri luar negerinya disebut secretary of state.
4. sekretaris sebagai ejabat pimpinan administrasi politik. Dalan hal ini seorang sekertaris bukan sebagia pembantu melainkann sebagai atasan. Pekerjaanyya meliputi unsure administrasi juga hal yang berbau politik.
Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :
1. Menurut wewenangnya.
a) Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
b) Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
c) Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut jenis tugasnya.
a) Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
b) Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
c) Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
d) Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Dilihat dari bebrapa pendapat lain tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
a. Korespondensi
b. Filling
c. Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
d. Mengurus surat masuk dan surat keluar
e. Travel Arrangements
f. Organize meeting
g. Making appointments
h. Handling all confidential matters
2. Tugas Receptionist
a. Menerima dan menjawab telepon
b. Mencatat pesan-pesan lewat telepon
c. Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
d. Mencatat janji-janji untuk pimpinan
3. Tugas Keuangan
a. Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
c. Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
d. Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
4. Lain-lain
a. Personal matters
b. Monitoring and procuring order
c. Menterjemahkan
d. General Affair duties
a) Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita
b) Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
c) Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
a) Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
b) Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
c) Memahami emosi orang lain
Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
a) Pengambilan keputusan
b) Kepemimpinan
c) Kepuasan pelanggan
d) Kerjasama dan saling percaya
Tanggung Jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan (A.B Susanto, 1997: 14-15).
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja.
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88).
Fungsi sekretaris
“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).
Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap atasan :
a) Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
b) Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
c) Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
e) Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya degan tugas perusahaan.
f) Mediator pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap bawahan/karyawan :
a) Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
b) Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
c) Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
d) Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
Sekretaris Yang Profesional didalam Sebuah Kantor
Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.
Seorang sekretaris yang memiliki wawasan fisik perkantoran akan mampu emberikan nuansa kantor yang mampu memberi pamor kepada para pegawai seingga semangat kerja terpelihara, rasa kekerasan dan nyaman berada dalam lingkungan kerja. Disamping itu skretaris juga dituntut untuk mengetahui haluan atau kebijakan , aturan ataupun kesepakatan yang tertulis dalam implementasinya. Untuk itu sebuah perkantoran disarankan memiliki system komunikasi yang baik,tidak muncul adanya jarak yang kaku serta memungkinkan setiap pegawai melakukan kerjasama dan koordinasi dengan model omunikasi yang bersifat cair. Dengan system hubungan kerja yang humanis maka pegawai perkantoran merupakan sumber motor penggerak yang menjadikan kantor tersebut hidup. Peran sekertaris dalam aktivitas kantor meliputi tugas-tugas atas ruang lingkup.dari manajemen kantor. Untuk itu dia harus belajar secara bertahap apa yang menjadi ruang lingkup pemikirannya terhadap aktivitas manajemen perkantoran dalam rangka menigkatkan kinerja pribadi yang mengembangkan perusahaan dimana ia bekerja.
Jabatan sekertaris merupakan jabatan professional yang bisa di kembangkan. Pekerjaannya membutuhkan keahlian dan keterampilan husus yang diperoleh denga mengikuti jenjang pendidikan secara formal.dalam melakukan tugas kesekretarisan dikendalikan oleh kode etik sekertaris, yang sekaligus melindungi martabat profesi dalam pengapdiannya baik untuk lembaga maupun masyarakat. Kode etik sekertaris adalah batasan normative yang dijadikansebagai pedoman unutuk berperilaku dan mengambi sikap serta tindakan untuk kepentingan pelaksanan tugas dan fungsinya sebagai sekertaris. Kode etik sekertaris antara lain mampu menjaga kerahasiaan pribadi dan tugas kedinasan, santun dalam berpenampilansikap dan perilaku, bertanggung jawab dan berpegang teguh prinsip kedinasan berdedikasi terghadap kepentingan pimpiberkenaan dengan tugas kedinasan .
Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung. Peran startegis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar. Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif. Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan.
Peran sekretaris profesional memang menjadi pertanyaan? dan tanggung jawab sekretaris profesional juga mendapat sorotan yaitu ketika posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi.
Peranan Sekretaris
Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu
kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari
perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,
lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
a) Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
b) Pengetahuan akan produk dari perusahaan
c) Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar