tugas sekretaris

Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.
Fungsi Surat
Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.
Prinsip Surat
Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :
1. Lengkap (Completeness)
2. Ringkas (Conciseness)
3. Pertimbangan (Consideration)
4. Konkrit (Concreteness)
5. Jelas (Clarity)
6. Sopan (Courtesy)
7. Benar (Corectness)
PraSyarat Surat
Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut :
1. Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.
2. Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
3. Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat.
4. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
5. Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.
6. Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.
7. Singkat, sederhana dan efisien
Bentuk Surat
Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan. Kesesuaian bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Terdapat berbagai macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu :
1. Bentuk Resmi (Official Style)
2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
3. Bentuk Lurus (Block Style/Modified Block Style)
4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ; jenis yg lazim digunakan
5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
6. Bentuk Lekuk (Indented Style)
7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
8. Bentuk Lurus dengan Perihal atau ”Pokok Surat” (Subject Notice)
Sifat dan Derajat Surat
Sifat surat menurut keamanannya dapat dibedakan menjadi :
1. Surat Sangat Rahasia
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang sangat tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berhak menerima. Biasanya dipakai untuk dokumen, dan naskah yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara.
2. Surat Rahasia
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan tinggi, erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berwenang.
3. Surat Terbatas
Surat yang informasinya terbatas hanya boleh diketahui beberapa pihak yang ditentukan oleh pengirim sebelumnya, isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan memerlukan tindak lanjut.
4. Surat Terbuka (Biasa)
Surat yang informasinya boleh diketahui banyak pihak, tidak memerlukan pengamanan khusus dan tidak perlu untuk ditindak lanjuti.
Sedangkan derajat surat berdasarkan urgenitas penyampaian dan penyelesaiannya, yaitu sebagai berikut :
1. Surat Sangat Segera (Kilat)
Derajat surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan realisasi penyelesaiannya harus secepatnya dilakukan pada kesempatan pertama.
2. Surat Segera
Derajat surat yang maksudnya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima.
3. Surat Biasa
Tidak memerlukan prioritas dalam penyampaian dan penyelesaiannya.
Jenis Surat
Macam-macam surat menurut :
1. Wujud :
1. Kartu Pos
2. Telegram
3. Warkat Pos
4. Surat Pengantar
5. Surat Bersampul
6. Pengumuman
7. Memorandum
8. Nota
2. Tujuan :
1. Surat Pemberitahuan
2. Surat Susulan
3. Surat Perintah
4. Surat Keputusan
5. Surat Permintaan
6. Surat Laporan
7. Surat Pengantar
8. Surat Perjanjian
9. Surat Panggilan atau Undangan
10. Surat Penawaran
3. Isi :
1. Surat Pribadi
2. Surat Edaran
3. Surat Dinas
4. Surat Niaga
5. Surat Sosial
4. Keamanan :
1. Surat Biasa (Terbuka)
2. Surat Terbatas
3. Surat Rahasia
4. Surat Sangat Rahasia
5. Urgensi penyampaian dan penyelesaian :
1. Surat Biasa
2. Surat Segera
3. Surat Sangat Segera (Kilat)
6. Penanganan ekspedisi :
1. Surat Masuk
2. Surat Keluar
7. Jangkauan :
1. Surat Internal
2. Surat Eksternal
Bagian Surat
Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :
1. Kepala (Kop) Surat
Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :
1. Nama Institusi atau Kepanitiaan.
2. Alamat atau sekretariat organisasi.
3. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email.
4. Lambang Institusi atau Kepanitiaan.
Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan untuk kepentingan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas kop haruslah mencoret terlebih dahulu keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk menandakan surat itu tidak mewakili organisasi.
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :
1. Memudahkan pengarsipan surat.
2. Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode tertentu.
3. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.
Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kebijaksanaan organisasi atau kepanitiaan tersebut. Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal atau eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Adapun contoh penomoran surat adalah sebagai berikut :

Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :
1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di bawah kepala surat.
2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.
3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.
4. Lampiran
Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut.
5. Hal atau Perihal
Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat permohonan, surat undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan penulisan perihal, yaitu :
1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul.
2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.
6. Alamat Tujuan
Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik.
7. Isi surat
1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)
2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)
3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)
8. Kaki atau Penutup Surat
1. Nama Jabatan Penandatangan.
2. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung buka dan tutup.
3. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan keberadaannya sebagai identitas.
4. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan
5. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang, memerlukan atau berhubungan dengan isi surat.

Penanganan Surat
Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Keterangan :
• Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah menjadi surat pribadi dan surat dinas.
• Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :

• Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
• Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
• Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :


Keterangan :
• Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat.
• Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan pimpinan.
• Setelah konsep surat disetujui, sekretaris melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat keluar. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut :

• Konsep surat diserahkan pada bidang kesekretariatan untuk diketik.
• Surat yang telah selesai diketik diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pengecekan kembali. Jika ada kesalahan, surat diserahkan kembali kepada kesekretariatan untuk diperbaiki.
• Surat yang telah siap akan diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
• Surat yang telah ditandatangani dilipat dan dimasukkan ke sampul dan diserahkan kepada ekspeditor untuk dicatat dalam buku ekspedisi dan selanjutnya dikirim. Adapun contoh kolom Buku Ekspedisi adalah sebagai berikut :

• Arsip surat diserahkan kepada kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat dalam form arsip surat keluar. Adapun Form Arsip Surat Keluar adalah sebagai berikut :


Studi kasus :
Anda mewakili PT Banyumas yang beralamat di Jl. Bunyamin No, 34 Purwokerto melakukan penanganan surat dengan sistem buku agenda dengan perincian sebagai berikut :
1. tanggal 12 September 2009 PT Garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta mengirim surat pesanan genteng sebanyak 10.000 buah dengan kualitas ekspor No. : 21/PG/X/09, surat diterima tanggal 16 September 2009
2. tanggal 15 september menerima surat dari CV Ratnasari SH ; Jl. Tohpati No. 32 Semarang bernomor 321/Pt/X/09 mengenai penanganan hak bangunan tanah seluas 200 ha dengan tanggal surat 10 september 2009
3. tanggal 18 september 2009 mengirim surat ke PT Mahardika Jl. Adipati Unus No. 89 Bandung mengenai pemesanan gypsum Super sebanyak 400 lembar dengan nomor : 420/PG/X/09
4. tanggal 28 september 2009 mengirim surat kepada PT garuda Jl. Lohbener No. 12 Jogjakarta tentang pengiriman genteng merk Zippa super sebanyak 10.000
5. tanggal 30 September 2009 menerima surat dari CV Ganesha Jl. Jend. Soedirman No. 22 Semarang tentang pengiriman Alat tulis kantor dan faktur sebanyak 10 peti.

Buatlah administrasi penanganan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda (masuk dan keluar), ekspedisi dan form arsip surat keluar.